KİŞİSEL VERİ SAKLAMA, SİLME, İMHA VE AKTARILMA TALİMATI
1. AMAÇ ve KAPSAM
Bu talimatın amacı ve kapsamı, Fuzul Tasarruf Finansman, A.Ş.’de
(bundan böyle Fuzul Tasarruf olarak geçecektir.) kişisel verilerin
güncellenmesi, aktarılması, anonimleştirilmesi, silinmesi ve yok
edilmesine ilişkin düzenlemelerin yapılmasıdır. Talimat, Yönetim
Kurulu kararı ile yürürlüğe girer.
2. SORUMLULUKLAR
Bu talimatta belirtilen hususların bilinmesi ve uygulanması, Yönetim
Kurulu’nun kararı ile atanan Kişisel Verileri Koruma Sorumlusu
sorumluluğundadır.
3. TALİMATLAR
3.1 Kişisel Veri Saklama ve İmha Yönergesi Hazırlanması ve
Değişiklikler
Talimat, Fuzul Tasarruf, Yönetim Kurulu Kararı ile yürürlüğe girer.
Talimatın uygulanması ise Yönetim Kurulunun kararı ile atanan Kişisel
Verileri Koruma Sorumlusu tarafından takip edilir. Yönetim kurulu,
re’sen ya da sorumlunun önerisi ile talimatı yenileyebilir, Talimatta
değişikliklere gidebilir.
3.2 Kişisel Verilerin Kaydedildiği Ortamlar
Fuzul Tasarruf, Kanun’a uygun olarak gerçekleştirmekte olduğu veri
işleme faaliyetleri kapsamında elde ettiği kişisel verileri, işleme
amacının gerektirdiği ölçü ile sınırlı olmak kaydıyla muhafaza
etmektedir. Bu kapsamda, elde edilen kişisel veriler Fuzul Tasarruf
tarafından fiziki ve elektronik ortamlarda saklanmaktadır.
3.3 Kişisel Verilerin Saklanmasını ve İmhasını Gerektiren Hukuki,
Teknik ve Diğer Sebepler
3.3.1. Kanun’da yer alan veri işleme şartlarına uygun
olarak doğrudan veya dolaylı biçimde elde edilen kişisel veriler,
Fuzul Tasarruf tarafından ilgili mevzuatın öngördüğü veya işleme
amacının gerektirdiği süre boyunca hukuka ve dürüstlük kurallarına
uygun olarak muhafaza edilmektedir.
3.3.2. Fuzul Tasarruf, ticari faaliyetlerine ilişkin
kişisel veri içeren bilgi ve belgeleri, 6102 sayılı Türk Ticaret
Kanunu ve 4857 sayılı İş Kanunu ve ilgili diğer mevzuattan doğan
hukuki yükümlülüklerinin yerine getirilmesi ve Kanun’da yer alan veri
işleme şartlarından biri olan haklarının tesisi, kullanılması veya
korunması kapsamında, zamanaşımı süreleri boyunca saklamaktadır.Fuzul
Tasarruf, kendisine yapılmış olan iş başvurularını, başvuru
sahiplerinin silme talebine kadar Fuzul Tasarruf sistemlerinde
tutmaktadır. Zaman zaman çalışan ihtiyacı sistemde kayıtlı bulunan
başvurular arasından karşılanmaktadır.
3.3.3. Ayrıca, Fuzul Tasarruf elde ettiği kişisel
verileri Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde yer alan işleme şartlarının
gerçekleştirilmesi amacıyla sınırlı olarak da saklayabilmektedir.
3.3.4. Kişisel veriler, Kanun’un 4. maddesinde yer
alan genel ilkelere uygun olarak saklanmasını gerektiren sebeplerin
ortadan kalkması halinde silinmelidir. Ayrıca, veri sahibinin açık
rızasına dayalı olarak yürütülen saklama faaliyetleri, rızanın veri
sahibi tarafından geri alınması halinde de derhal sonlandırılmakta ve
ilgili kişisel veriler silinmelidir. Veri sahibinin Kanun’un 11.
maddesinde yer alan hakları kapsamında verilerinin silinmesi talebini
Fuzul Tasarruf’a iletmiş olduğu durumlarda, Fuzul Tasarruf içi
yetkilendirilmiş kişilerce talep değerlendirilmekte ve Kanun’da
belirtilen veri işleme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde
kişisel veriler imha edilmektedir.
3.4.Kişisel Verilerin Güvenli Bir Şekilde Saklanması ile Hukuka Aykırı
Olarak İşlenmesi ve Erişilmesinin Önlenmesi İçin Alınmış Teknik ve
İdari Tedbirler
3.4.1. Fuzul Tasarruf Finansman A.Ş. kişisel
verilerin hukuka uygun işlenmesi ve güvenliğinin sağlanması amacıyla
her türlü teknik ve idari tedbiri almakta; bu tedbirlere uyulması
amacıyla Fuzul Tasarruf çalışanına eğitimler vermekte ve periyodik
aralıklarla denetim yapmaktadır.
3.4.2. Fuzul Tasarruf, bünyesinde yer alan her bir
departmanın gerçekleştirdiği kişisel veri işleme süreçlerini analiz
etmekte, mevcut ve eklenen süreçlerde hukuka uygunluğun temini için
gerekli aksiyonları almaktadır.
3.4.3. Fuzul Tasarruf ’ta veri toplamaya ilişkin
bütün aşamalar tek tek gözden geçirilmekte, verilerin hukuka uygun bir
şekilde elde edilmesi için çalışmalar yapılmaktadır. İş başvuruları
alınırken bunlara ilişkin onay metinleri de alınmakta, Fuzul Tasarruf
[info@şirket kurumsal uzantısı] mailine gelenlere ise e-posta ile
dönülerek başvuruları ile ilgili onay süreci tamamlanmaktadır.
3.4.4. Fuzul Tasarruf çalışanları, işleri kapsamında
öğrendikleri kişisel verileri herhangi bir üçüncü kişi ve/veya kuruma
açıklamama konusunda bilgilendirilmektedir. Çalışan ile Fuzul Tasarruf
arasındaki hizmet sözleşmelerine bu doğrultuda gizlilik kayıtları
eklenmekte; çalışanlardan bu sır saklama yükümlülüklerinin görevden
ayrılmalarının akabinde de devam edeceği yönünde taahhüt alınmaktadır.
3.4.5. Ayrıca, Fuzul Tasarruf ‘un Kanun’un 8. ve 9.
maddesine uygun olarak kişisel veri aktarımı gerçekleştirdiği üçüncü
kişi ve/veya kurumlar ile arasındaki sözleşmelere, alıcı grubunun
kişisel verilerin güvenliğini sağlama hususunda her türlü tedbiri
alacağı yönünde hükümler eklenmektedir.
3.4.6. Fuzul Tasarruf, sistemlerinde yer alan kişisel
verilerin güvenliğinin sağlanması amacıyla teknolojik imkânlar ve
maliyetler çerçevesinde her türlü teknik tedbiri almaktadır. Örneğin,
güvenlik duvarı kullanımı, güvenlik yazılımlarının bütün cihazlara
kurulumu ve güçlü şifre uygulaması gibi. Kişisel verilere hukuka
aykırı erişimin ve kişisel verilerin ifşasının önlenmesi amacıyla
Fuzul Tasarruf yazılımlarında şifreleme sistemleri kullanılmakta;
çalışanların verilere erişimi iş kapsamları ile sınırlandırılmaktadır.
3.4.7. Bunun yanı sıra, Fuzul Tasarruf hukuka
uygunluğun temini kapsamında çeşitli politika ve yönergeler yürürlüğe
koymuştur. Bu politika ve yönergeler, değişen mevzuata ve ortaya çıkan
ihtiyaçlara uygun olarak güncellenmektedir.
3.5. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun Olarak İmha Edilmesi İçin Alınmış
Teknik ve İdari Tedbirler
3.5.1. Fuzul Tasarruf, Kurul tarafından aksine bir
karar alınmadıkça, Talimat gereği kişisel verileri resen silme, yok
etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanını seçmeye
yetkilidir. Veri sahibinin talebi halinde, uygun yöntemi gerekçesini
açıklayarak seçer.
3.5.2. Fuzul Tasarruf, kişisel verilerin hukuka uygun
olarak silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi için her
türlü teknik ve idari tedbiri almaktadır. Fuzul Tasarruf ’un sahip
olduğu teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetleri göz önünde
bulundurularak en uygun yöntemler kullanılmaktadır.
3.5.3. İmha süreçleri, Fuzul Tasarruf bünyesinde
kişisel veri işleme süreçlerinin hukuka uygunluğunu sağlamak üzere
oluşturulan departman tarafından denetlenmektedir. Periyodik imha
süreçleri, bu departman bünyesindeki en az iki kişi tarafından
birlikte gerçekleştirilmekte, imha edilen kişisel verilerin herhangi
bir kopyasının alınmadığı hususunda bu kişilerden yazılı taahhüt
alınmaktadır.
3.5.4. Fuzul Tasarruf ‘ta bulunan ve kişisel verileri
taşıyan cihazlar, artık kullanılmaz duruma gelmişse ve dışarıya
satılma ya da bırakılma durumu olacaksa cihaz içindeki veriler yok
edilmekte, bu mümkün değilse cihaz yok edilmektedir.
3.6.Kişisel Verileri Saklama ve İmha Süreçlerinde Yer Alanların
Unvanları, Departmanları ve Görev Tanımları
3.6.1. Kişisel verilerin saklanması ve imha
edilmesine ilişkin süreçler, Fuzul Tasarruf bünyesinde kurulan ve
kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini temin etmekle görevli olan
departman tarafından gerçekleştirilir.
3.6.2. Fuzul Tasarruf Kişisel Veri Koruma Sorumlusu
yanında yer alan çalışan, Veri Koruma Sorumlu Yardımcısı olarak
adlandırılır. Fuzul Tasarruf Kişisel Veri Koruma Sorumlusu’nun görevi;
Fuzul Tasarruf ‘un kişisel verilerin işlenmesi süreçlerinde Kanun’a,
Yönetmelik’e, diğer ikincil mevzuata, Fuzul Tasarruf politika ve
yönergelerine uygunluğunu temin etmek; veri sahiplerinden gelen
talepleri değerlendirmek ve sonuçlandırmak; kişisel verilerin imhası
süreçlerine fiilen katılmak, bu kapsamda gerekli her türlü tedbiri
almak ve denetim yapmaktır.
3.7 Periyodik İmha Süreleri
3.7.1. Fuzul Tasarruf, kişisel verileri silme, yok
etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi
takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok
eder veya anonim hale getirir.
3.7.2 Periyodik imhanın gerçekleşeceği zaman aralığı
1 yıldır. Ancak, imha edilmesi gereken kişisel verinin saklama süresi
1 yıldan daha az ise, ilgili kişisel verinin imhası bakımından bu süre
uygulanır.
3.8. Saklama ve İmha Süreleri
3.8.1. Fuzul Tasarruf ‘un işlemekte olduğu kişisel
veriler bakımından saklama ve imha süreleri aşağıdaki tabloda
gösterilmiştir. Saklama sürelerinin hukuki dayanaklarına ilişkin
mevzuat hükümlerine işbu Yönerge’nin ekinde yer verilmiştir.
| VERİ KATEGORİSİ |
SAKLAMA VE İMHA SÜRESİ |
HUKUKİ DAYANAK |
| Ziyaretçilere ait veriler |
Genel itibariyle 1 yıl süre ile saklanır. Bu sürenin sonunda
silinir.
|
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, Karayolları Trafik Kanunu,
5237 sayılı Türk Ceza Kanunu, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu
ve zamanaşımı sürelerinin düzenlendiği ilgili diğer mevzuat.
|
| Fuzul Tasarruf çalışanlarına ilişkin kişisel veriler |
Hizmet ilişkisinin devamı boyunca ve sonrasında da zamanaşımı
süresince saklanır.
|
6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, 4857 sayılı İş Kanunu ve
zamanaşımı sürelerinin düzenlendiği ilgili diğer mevzuat.
|
|
Fuzul Tasarruf ‘un mal ve/veya hizmet almakta olduğu
tedarikçilere ve tedarikçi temsilcilerine ilişkin kişisel
veriler
|
Ticari ilişkinin devam ettiği sürece saklanır. Ticari
ilişkinin olmayacağının düşünüldüğü, uzun yıllar ticari
ilişkinin kurulmadığı hallerde yasal zamanaşımı süresi boyunca
saklanır. Bu sürenin sonunda silinir.
|
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 6098 sayılı Türk Borçlar
Kanunu ve zamanaşımı sürelerinin düzenlendiği ilgili diğer
mevzuat.
|
|
Kapalı Devre Görüntüleme Sistemleri vasıtasıyla elde edilen
kamera kayıtları
|
Adli bir vakıanın yaşanmamış ve resmi kurumlarca talep
edilmemiş olması halinde iki ay sonunda silinir.
|
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun olarak
veri sorumlusu Şirketin meşru menfaatleri kapsamında 15 gün
makul süre ile saklanmaktadır.
|
|
Fuzul Tasarruf içinde unutulan ve kişisel veri içeren eşyalar
|
Sahibine ulaşılamamış ise, 6 ay süre ile muhafaza edilir. Süre
bitiminde bir tutanak ile yok edilir.
|
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun olarak
veri sorumlusu Fuzul Tasarruf’un meşru menfaatleri kapsamında
6 aylık makul süre ile saklanmaktadır.
|
| İş Başvuruları-Özgeçmişler |
Başvurular, başvuru tarihinden itibaren altı ay boyunca
saklanır ve onay sahibinin talebi ile derhal yok edilir.
|
Başvuru sahibinin meşru menfaati ve başvurusu kapsamında
saklanmaktadır.
|
| İşten ayrılan eski çalışanlara ait veriler |
Olası iş davaları, özellikle de iş sağlığı ve güvenliği
mevzuatı nedeniyle 15 yıl saklanır.
|
İş Kanunu nedeniyle saklanır. |
4. EKLER VE REFERANSLAR
5. DEĞİŞİKLİK/ DAĞITIM/ ONAY TABLOSU
| Degişen sayfa |
Tarih |
Değişiklik |
Değişiklik yapan |
|
|
|
|
| Dağıtım (İlgili Departmanlar) |
| Tüm Departmanlar |
İlgili Departman Yöneticisi
Onayı:
|
Kontrol Onayı:
|
Yürürlük Onayı: |
